Sadarbības rīki izkliedētajiem kolektīviem — praktiski padomi
Labākais no Slack, Teams un citu rīku. Kā izvēlēties pareizo platūgu un kā to iestatīt efektīvi darbam.
Kāpēc sadarbības rīki ir svarīgi attālinātajam darbam?
Attālināts darbs nav jau vēl liels jaunums, bet daudzi kolektīvi joprojām cīnās ar pareizo rīku izvēli. Bez skaidras komunikācijas un organizētas darba plūsmas, attālināti darba kolektīvi kļūst neproduktīvi. Vienkārši teikts — ja jūsu komanda izmanto piecus dažādus rīkus pieciem dažādiem mērķiem, tas ir haoss.
Labi izvēlēti sadarbības rīki nav tikai par to, lai saņemtu ziņas. Tie ir par projektiem, kuriem klāt ir skaidrs progress. Par sapulcēm, kur visi zina, kas notiek. Par dokumentiem, ko var atrast pēc piecām sekundēm, nevis pieciem mēģinājumiem.
Galvenie sadarbības rīki — kā viņi atšķiras?
Katrs rīks ir pieejams dažādiem kolektīvu lielumiem un dažādiem mērķiem. Redz, kas atbilst jūsu vajadzībām.
Slack
Pievilcīga iespēja īsām ziņām un ātrai komunikācijai. Slack ir populārs starp maziem un vidējiem kolektīviem. Ir lēts sākt, bet var kļūt dārgs, ja kolektīvs pieaug. Integrācijas ar citiem rīkiem ir izcila.
Ideāli par:
Reāllaika ziņojumi, komandu kanāli
Microsoft Teams
Ja jūsu organizācijai jau ir Office 365, Teams ir daļa no paketes. Vienkāršs iestatīt, un integrācija ar Word, Excel un SharePoint ir vienmēr tur. Tas nav tik skaļš kā Slack, bet tas darbojas.
Ideāli par:
Office integrācija, video sapulces
Google Workspace
Tiešsaistes dokumenti, tabulas un prezentācijas vienā vietā. Viss glabājas mākoņī, un sadarbība notiek reālajā laikā. Izcila iespēja, ja jūs nepieciešat vieglu rīku bez sarežģītības.
Ideāli par:
Dokumentu sadarbība, reāllaika rediģēšana
Kā iestatīt sadarbības rīkus — praktiskas darbības
Pirms jūs sākat, jums jāzina, ka labi iestatīti rīki ir tas, ko daudzi kolektīvi palaiž garām. Tā nav par to, lai instalētu aplikāciju un tūlīt sāktu. Tas ir par struktūru.
01
Izvēlieties vienu galveno rīku komunikācijai
Nozīmē vienu platformu visam kolektīvam. Nav Slack vienu dienu un Teams otru dienu. Tas tikai apjucina.
02
Izveidojiet skaidrus kanālus vai telpas
Izmantojiet kanālus projektiem, komandām vai tēmām. Piemēram, #projekts-a, #marketing, #paziņojumi. Tas ļauj visiem zināt, kur rakstīt un kur meklēt.
03
Integrējiet dokumentu glabāšanu
Savienojiet Google Drive, OneDrive vai SharePoint ar jūsu komunikācijas platformu. Tādējādi dokumenti ir pieejami tieši no čata.
04
Iestudējiet notifikācijas, lai tās nebūtu bezmēļoši traucējoši
Vienkārši rīki nozīmē vienkāršas notifikācijas. Noregulējiet, lai saņemtu paziņojumus tikai par svarīgiem ziņojumiem. Tas ir svarīgi jūsu fokusam.
Labākās prakses attālinātas sapulces
Sapulces attālināti var būt vai nu ļoti efektīvas, vai pavisam bezvērtīgas. Atšķirība ir sīkumos.
- Sāciet ar skaidru dienas kārtību. Katrs sapulcē zina, par ko runāsim.
- Ieslēdziet kameru, ja tas ir iespējams. Tas veido savienojumu.
- Pierakstiet lēmumus. Pēc sapulces, rakstiet īsu kopsavilkumu ar darbiem un atbildīgajiem.
- Neaizņemiet vairāk nekā 30 minūtes bez iemesla. Attālās sapulces var būt īsas un efektīvas.
- Izslēdziet mājās notiekošos skaņas. Suns skaļo vai bērns plāc — tas notiek, bet piejauc sapulci.
Kā palielināt produktivitāti ar pareiziem rīkiem
Rīki ir tikai rīki. Produktivitāte nāk no disiplīnas un skaidriem procesiem. Tomēr labākie rīki var padarīt to vieglāku.
Svarīgākais ir noteikt, kad jūs esat "pieejams" un kad jūs "fokusējaties uz darbu". Daži kolektīvi notur "bez čata" stundas, kad neviens neraksta un visi vienkārši strādā. Tas ir izcils triks.
Tāpat pieņemiet, ka ne visi ir "vienmēr tiešsaistē". Ja kāds atbild pēc stundu, tas ir normāli. Laba komunikācija nozīmē asinkronā darba atzīšanu — tu raksti, viņš atbild vēlāk, un tas ir kārtībā.
Kā izvēlēties pareizo sadarbības platformu savai komandai?
Jums nav jāizmanto iespējamais dārgākais rīks. Daudzi populārie rīki var būt dārgi, bet viņiem ir bezmaksas versijas, ar kurām varat sākt.
Jūsu komanda ir maza (1-10 cilvēki)
Sāciet ar Google Workspace bezmaksas versiju vai Slack bezmaksas plānu. Abi darbojas labi maziem kolektīviem un neizmanto lielu naudu.
Jūsu komanda ir vidēja (11-50 cilvēki)
Teams ir lielisks, jo ietilpst Office 365 pakete. Ja Office nav, apdomājiet Slack vai Flock. Tiem ir labas vidēja izmēra plāni.
Jūsu komanda ir liela (50+ cilvēki)
Teams vai Slack ar pilnām funkcijām. Šajos gadījumos, jūs maksāsiet par lietotāju, bet jums būs labas funkcijas. Apsveriet arī uzņēmuma paņemtās licences.
Gala doma — sadarbības rīki jums ir jāmīl
Pareizais sadarbības rīks ir tas, kuru jūsu komanda patiesībā izmantos. Tas var būt Slack, Teams, Google Workspace vai pat vienkārši e-pasts ar dokumentiem mākoņī. Svarīgākais ir tas, ka tas ir skaidrs, vienkāršs un tas darbojas.
Attālināts darbs nav svarīgs tikai par rīkiem — tas ir par to, lai izveidotu kultūru, kur cilvēki zina, kā runāt savā starpā, pat ja viņi ir dažādās pilsētās vai laika joslās. Labākie rīki tikai palīdz to iespējot.
Esat gatavs sākt?
Izvēlieties vienu rīku šonedēļ un iestatiet to savai komandai. Neskaits apkārt — tikai virzieties uz priekšu.
Atgriezties uz sākumuSvarīga piezīme
Šis raksts ir informatīvs materiāls par sadarbības rīkiem un attālinātu darbu. Produktu atlase un ieviešana ir atkarīga no jūsu konkrētās situācijas, komandas lieluma, budžeta un konkrētām vajadzībām. Pirms lielākas investīcijas jebkurā platformā, ieteicam izvērtēt bezmaksas versijas un parunāt ar savu IT komandu vai IT konsultantu. Cenu, funkciju un iespēju informācija var mainīties — vienmēr pārbaudiet tieši no produktu sniedzējiem.
Saistīti raksti
